Constitui característica do regime democrático o contato permanente de agentes públicos com representantes de interesses privados. Trata-se de ação legítima visando subsidiar a decisão da autoridade pública, por meio da apresentação de argumentos e dados técnicos ou políticos, desde que levada a efeito dentro dos limites estritos das normas legais e éticas. Para assegurar transparência a esse processo e garantir clareza de posições, em linha com o que dispõe o art. 3º do Código de Conduta e o Decreto 4334, de 12.8.2002: A audiência concedida a representante de interesse privado deve ser precedida de registro em agenda de trabalho e acompanhada por servidor designado pela autoridade, o qual deve tomar notas que identifiquem quem solicitou a audiência, seus participantes, assuntos tratados e decisões tomadas. Quando a audiência realizar-se de forma imprevista, fora do local de trabalho, deve ser feito, posteriormente, “memorando para arquivo”, identificando os participantes, assuntos tratados e decisões tomadas. Exceto nos casos em que se justifique sigilo nos termos da legislação, os registros deverão permanecer disponíveis para consulta pública.